Участвуете в выставке?

Как участвовать в выставке?

Участие фирмы в выставке требует серьезной работы — аналитической, плановой, организационной; контроля и регулирования задолго до начала и долго после окончания выставки.

Ответственный менеджер должен быть наделен полномочиями и правом принятия решений в отношении всех вопросов экспонирования. К этим вопросам относятся:

- Площадь, необходимая экспоненту для представления товаров и услуг. Для этого надо решить — что экспонировать; как экспонаты можно разместить в пространстве и знать, сколько стоит квадратный метр площади.
- Разработка бюджета проекта. Чтобы избежать ненужных трат и увеличить возврат на экспозиционные инвестиции, затраты бюджета лучше разделить на две сферы: прямые затраты — плата за стендовое пространство, сборку и демонтаж стенда, специальная литература и непрямые расходы — время персонала на подготовку к выставке, затраты и расходы на работу на выставке и её обеспечение.
- Выбор/дизайн стенда. Стенд — это конструкция, позволяющая демонстрировать ваш продукт. Стенд может быть привезен экспонентом или его изготовление может быть заказано организатору выставки. Экспозиция должна быть ориентирована на объемное восприятие, хорошо освещаться, использовать действующие модели, фильмы — всё, что привлекает необычностью. Экспозиция должна иметь место для верхней одежды сотрудников, место для приема — гостиную для посетителей. Желательно иметь книгу отзывов.
- Подготовка материалов для каталога выставки (как правило, за несколько месяцев до начала выставки).
- Планирование перевозки экспонатов и стендов, размещения сотрудников.
- Подготовка и распечатка приглашений посетителям, в появлении которых участник заинтересован.
- Обучение персонала работе на выставке. Персонал должен уметь показать новый продукт в действии, объяснить его функции и преимущества.

Причины неудачного участия?

Выставки - это более эффективный метод торговли, чем прямые продажи, когда дело касается поиска новых покупателей. Но, несмотря на обилие возможностей, руководство многих компаний жалуется, что огромные траты времени и денег на торговые выставки часто не окупаются. Каковы же причины этого явления?

Отсутствие четких целей. Одна из самых распространенных причин неудачи на выставке - отсутствие четких целей участия в мероприятии. Нередко единственный повод, который заставляет компанию участвовать в выставке - «потому что там будут наши конкуренты» или «если мы не появимся, то все подумают, что мы обанкротились». Согласитесь, это не совсем убедительное оправдание для ежегодных затрат на участие в выставках (около 10 тыс. долл. за одну выставку).

Неосуществимые цели. Аналогичным образом, у руководства компаний могут быть нереалистичные ожидания от участия в выставке. По большому счету, торговая выставка - это не самое подходящее место для организации сверхсложных мер по стимулированию продаж, осуществления официального маркетингового исследования или обслуживания своих основных заказчиков. Зато выставки идеально подходят для выявления потенциальных клиентов, представления новой продукции, проведения неофициального маркетингового исследования или поиска новых рыночных возможностей.

Недостаточное внимание к индивидуальным особенностям каждой выставки. Если вы за свою жизнь посетили больше одной торговой выставки, то вам должно быть известно, что у каждой из них есть своя «индивидуальность», которая отличается от других. Это может отражаться в типе посетителей выставки, типе компаний-экспонентов и в наличии или отсутствии технической программы. Но если эта уникальная индивидуальность не соответствует основным причинам вашего участия в выставке, то вы попросту тратите время.

Недооценка сложности выставочного маркетинга. Выставочный маркетинг - это нечто большее, чем выставление своей продукции на стенде и появление на публике. Для того, чтобы использовать свое появление перед потенциальными клиентами по максимуму, необходим тщательно продуманный план (например, массовые почтовые рассылки до начала выставки, назначение встреч с самыми важными клиентами заранее и доскональная разработка презентации вашей компании на стенде).

Неадекватно обученный персонал. Нет ничего, что может хуже представить организацию, чем выставочный персонал, который не имеет представления о коммерческих целях компании, кроме ее желания поучаствовать в выставке. Достижение стратегических задач участия в выставке полностью лежит на плечах сотрудников, которые работают на стенде. Если у вас нет заранее обученного персонала, то вы ставите под угрозу все ваши материальные вложения в выставку.

Недостаточное внимание к работе с полученными контактами. Роковая ошибка многих компаний, которые уже совершили крупные затраты на планирование и осуществление своего участия, - в том, что они не планируют немедленной и согласованной работы с теми контактами, которые им удалось получить на выставке. К сожалению, в этом случае выиграют ваши конкуренты, которые смогут безупречно претворить в жизнь свои планы по продолжению взаимодействия с клиентами, начатого на выставке.

Выставочный словарь терминов и определений

Типы выставок

(Специализированные выставки, Международные, выставка-ярмарка, выставка-форум, фестиваль).
Выставка с очным участием организаций: Выставка, в которой организации принимают непосредственное прямое участие, с арендой стенда для работы на нем собственного или ангажированного персонала.
Международные выставки: Выставки- ярмарки, в которых не менее 10% общего числа участников составляют иностранные организации.
Конгрессные мероприятия: Программа научно-практических мероприятий (конгрессы, митинги, семинары, корпоративные собрания), составляющих конгрессную часть выставки и дополняющая выставку.
Заочное участие предполагает участие в выставке без стенда. При этом в официальном каталоге выставки публикуется информация о фирме в разделе об участниках. Как правило, организаторы размещают рекламные материалы заочного участника на информационной стойке (если они заранее предоставляются участником). В этом случае форма участия характеризуется как очно-заочная. Заочное участие в выставке - Когда фирма испытывает дефицит бюджета или территориально слишком удалена от места проведения мероприятия, существует возможность принять заочное участие в выставке.

Стенд

Типы выставочных стендов.
Выставочный стенд ( Стандартный стенд) – согласно национальному стандарту РФ, это единый комплекс площади (чаще всего, в кв.м) и элементов конструкций, оформления, который организатор выставки-ярмарки предоставляет экспоненту на условиях договора на участие, и с помощью которых последний достигает целей своего участия в мероприятии или демонстрирует товары или услуги.
Эксклюзивный выставочный стенд – стенд, спроектированный и изготовленный по индивидуальному техническому заданию и пожеланиям компании-участника.
Угловой стенд – выставочный стенд с 2-мя открытыми сторонами, т.е. стенд имеет только 2 стены и 2 фризовых панели ( стенд открытыми сторонами имеет доступ к двум проходам).
Стенд «остров» - стенд, открытый со всех сторон, не имеет стен и фризовых панелей. (участок выставочной площади только с ковровым покрытием и розеткой).
Стенд «полуостров» - стенд открыт с трех сторон.
Линейный стенд – стенд с одной фасадной стороной и выходом только на один проход (3 стены).
Стенд в закрытом помещении (для размещения мало- и среднегабаритных экспонатов на закрытой выставочной площади).
Стенд на открытом воздухе - для размещения крупногабаритных экспонатов на территории, прилегающей к павильону.
Мобильный стенд - быстровозводимый стенд из легких конструкций.

Выставочные площади

Выставочная площадь - площадь для размещения стендов экспонентов и выставочных мероприятий, для проведения конференций на весь срок проведения выставки. (типы: закрытая и открытая выставочная площадь).
Оборудованная выставочная площадь (Закрытая выставочная площадь) – соответствует стандартному выставочному стенду. Арендуя оборудованную площадь определенного метража, компания-участник получает выставочный стенд соответствующего размера, типовой для данной экспозиции, оборудованный минимальным набором мебели, необходимым для участия в выставке. 
Необорудованная выставочная площадь (закрытая необорудованная выставочная площадь) – в этом случае компания-участник арендует у Организатора «голый пол» (площадь без стенда) самостоятельно ищет компанию-застройщика стенда. В этом случае компания – застройщик должна пройти обязательную аккредитацию в месте проведения мероприятия, что продиктовано мерами общественной безопасности.
Открытая выставочная площадь – необорудованная площадь на улице непосредственно у выставочного павильона, сдаваемая в аренду участникам на время проведения выставки.
Выставочный комплекс, выставочный центр – сооружение для проведения выставок-ярмарок и проведения выставочных мероприятий, оборудованное всей необходимой для этого инфраструктурой.
Павильон - крытое сооружение, на время проведения выставки площадь павильона сдается в аренду участникам выставочного мероприятия

Информация

Тематика выставки: Перечень групп и отдельных видов экспонатов, разработанный организатором на основании концепции выставки.
Программа выставки: Комплекс мероприятий, позволяющий участникам выставки максимально продемонстрировать свои экспонаты, как на стенде, так и за его пределами.
План выставки - планировка выставки с расположением стендов.
Продолжительность выставки: Период времени, во время которого выставка открыта для посетителей.
Монтаж-демонтаж - период подготовки выставки и монтажа стендов экспозиции, а также послевыставочные работы по демонтажу экспозиции и выставочных конструкций. Проводятся за несколько дней до начала и после выставки.

Документы участника выставки

Руководство участника: электронный или материальный документ, содержащий информацию по мероприятию, правила, формы заявки на услуги и другую информацию, предназначенную для экспонентов выставки.
Заявка на участие в выставке - документ, означающий согласие с условиями участия в выставочно-ярмарочном мероприятии и принятие на себя обязательств, предусмотренных объявлением о выставочно-ярмарочном мероприятии.
Договор на участие - Документ, оформленный в письменной форме, в котором определяются условия участия в выставочно-ярмарочном мероприятии.
Каталог выставки - документ, на бумажном или электронном носителе, содержащий перечень участников, их контактную информацию, номера стендов и любую другую информацию, связанную с выставкой. Распространяется во время проведения выставки.

Оборудование выставочных стендов

Фриз – фасадная надпись в верхней части стенда, на которую наносится название компании-участника и номер стенда ( кроме эксклюзивной застройки).
Спот-бра – осветительные приборы (софиты).
Ферма – подвесная металлическая конструкция для крепления осветительных спотов или элементов оформления экспозиции (широкоформатные баннеры).
POS-оборудование - презентационное оборудование. Комплекс устройств, предназначенный для увеличения эффективности работы предприятия. (мониторы, компьютеры, проекторы, жк экраны, стенды и стойки информационные).
Стеновая панель – стандартная стеновая (выставочная) панель имеет размеры 1м х 2,5 м.
Выставочный конструктор - мобильная выставочная система любой конфигурации, трансформируемая под застройку и стандартных и эксклюзивных стендов. (состоит из элементов).

Список распространенных выставочных понятий и формулировок

Участник выставки, Экспонент (прямой экспонент, основной экспонент) – юридическое или физическое лицо, подавшее заявку на участие в выставке, заключившее договор непосредственно с организатором. А также, имеющее выставочный стенд и публикацию информации в официальном каталоге выставки (при очном участии). Цели участника - продвижения своих профессиональных интересов, демонстрирующая товары/услуги с помощью присутствующего на выставке персонала, в т.ч. персонала основных и совместных/коллективных участников/со-экспонентов.
Выставочный организатор / Выставочный оператор - официально зарегистрированная организация, которая осуществляет: подготовку и проведение выставок. Основная деятельность организатора: оказание услуг по участию в выставке участникам (экспонентам) и координирование.
Собственный персонал экспонента - персонал конкретной организации (штат участника/экспонента), принимающей участие в выставке-ярмарке, осуществляющий участие этой организации в выставке-ярмарке и работающий на стенде.
Экспозиция - Определенная законченная часть выставки/ярмарки, часто имеющая самостоятельное значение.
Экспонат: Образец (продукция или услуга), который в соответствии с требованиями регламента (условий участия) может демонстрироваться на ярмарке/выставке для публичного обозрения.
Комплектация стенда – в зависимости от размера стенда он комплектуется соответствующим количеством столов, стульев, спотов, шкафов, информационных стоек.
Аренда стенда - предоставление экспоненту выставочной площади с элементами выставочных конструкций на время проведения выставки. Предоставляется организатором выставки, согласно заявке.
Пропуска на выставку / Бэджи участников - обычно это именной документ, для прохода на территорию на время работы выставки или в период монтажа/демонтажа.
Пригласительные билеты – служит для однократного бесплатного прохода на выставку, действителен на одно лицо.
Диплом участника – по окончании выставки выдается участнику организатором выставки.
Регистрационный сбор – официальный взнос для участия в выставке, включает в себя: размещение информации в каталоге выставки, беджи и пропуска, общую уборку павильона, охрану, затраты на рекламные материалы выставки.

 Как определить размер стенда?

Часто сталкиваемся с вопросом, когда экспонент затрудняется с определением и выбором размеров выставочного стенда, т.к. не представляет как будет выглядеть стенд (экспозиция). Размер выставочного стенда определяется исходя из бюджета, технической необходимости: демонстрация привезенного оборудования, расстановка буклетниц, переговорная зона, ресепшн и количества работающих на выставке.
Маленький стенд (от 6 до 12 кв.м.) позволит компактно разместить информацию: плакаты, информационная стойка, стул.
Средний стенд (от 12 до 18 кв.м.) позволяет размещать витрины с образцами продукции, несколько переговорных столов.
Большой выставочный стенд (от 20 кв.м.)– это большая выставочная площадь для работы группы менеджеров, включает переговорные зоны, зоны демонстрации продукции, определяет уровень компании на отраслевом рынке.